Cum să organizezi petrecerea de Crăciun a companiei: sfaturi pentru un eveniment de succes

Cu toții iubim petrecerile de Crăciun, inclusiv pe cele de la birou, pe care nu ar trebui să le ratezi! Acestea sunt o modalitate grozavă de a sărbători alături de colegi reușitele anului care se va încheia curând și totodată, un prilej de distracție – mai ales că ai toate motivele să petreci, având în vedere că vacanța se apropie! Însă, nu putem nega faptul că organizarea unei petreceri corporate de Crăciun poate fi un task provocator. Îți venim în ajutor cu sfaturi despre cum să organizezi un party memorabil!

Planificarea evenimentului: de unde să începi?

Planificarea unui eveniment de Crăciun pentru compania ta începe cu definirea clară a obiectivelor și a temei acestuia. Întrebă-te ce îți dorești să realizezi prin organizarea evenimentului: vrei să recompensezi echipa pentru munca depusă, să îmbunătățești moralul angajaților sau să promovezi un sentiment de apartenență la echipă? Răspunsurile la aceste întrebări vor ghida toate deciziile ulterioare.

Totodată, e important să ai în vedere un aspect: Crăciunul este o perioadă aglomerată de evenimente, așa că agendele invitaților se pot umple rapid. Asta înseamnă că va trebui să stabilești coordonatele petrecerii din timp. Amintește-ți, însă, că nu poți mulțumi pe toată lumea, așa că, de obicei, cel mai bine este să urmezi regula majorității atunci când alegi data evenimentului și poate chiar locația. De obicei, joi și vineri sunt cele mai populare zile pentru party-urile corporate de Crăciun.

Crearea unui calendar de planificare este de asemenea importantă. O bună planificare necesită timp, așa că poate fi foarte util să îți stabilești un calendar cu etapele principale și deadline-urile asociate. Acesta ar trebui să includă momentele cheie, precum alegerea locației, stabilirea meniului, rezervarea divertismentului și pregătirea invitațiilor.

Alegerea locației și decorului: cum să creezi atmosfera perfectă de Crăciun?

Alegerea locației potrivite este unul dintre cele mai importante aspecte ale organizării oricărui eveniment. În cazul unei petreceri de Crăciun a companiei, locația trebuie să fie suficient de mare pentru a găzdui toți participanții și să ofere atmosfera potrivită pentru o petrecere de Crăciun. În funcție de bugetul disponibil, poți alege între o sală de evenimente, un restaurant sau chiar sediul companiei. 

Dacă locul de desfășurare nu va fi la sediul firmei, atunci începe să contactezi reprezentanții unor locații potențiale și faci o listă scurtă de opțiuni. În alegerea locației ia în considerare aspecte precum: taxele de închiriere a locației, capacitatea, opțiunile de parcare și facilitățile pe care le pune la dispoziție.

La rândul său, decorul este esențial pentru a crea atmosfera de Crăciun. Poți alege să angajezi un designer de interior specializat în evenimente sau poți face acest lucru alături de colegii de la job. Decorul ar trebui să includă neapărat nelipsitul brad de Crăciun, dar și luminițe, ghirlande și alte ornamente tematice. În funcție de preferințele angajaților sau de specificul locației, poți opta pentru un decor tradițional sau unul mai modern.

Meniul și băuturile: cum să satisfaci gusturile tuturor angajaților?

Dacă găzduiești petrecerea de Crăciun la propriul sediu/birou sau într-un loc care nu are catering intern, atunci trebui să te ocupi de procurarea unui meniu potrivit, iar aici intervenim noi! În fiecare an, avem disponibil un meniu variat de Crăciun pentru petrecerea firmei, inclusiv BOX-uri avantajoase pentru evenimentele corporate. De asemenea, putem crea și meniuri personalizate, adaptând rețetele noastre în funcție de preferințe sau restricții alimentare, dar oferim și preparate tradițional românești pentru masa de Crăciun.

Conlucrăm îndeaproape cu fiecare client pentru a crea meniul ținând cont de tipul de eveniment organizat, de facilitățile de bucătărie disponibile la fața locului, de ora din zi a evenimentului, de orarul general al evenimentului și de bugetul alocat. Este necesar, însă, să soliciți cerințele dietetice atunci când oaspeții își confirmă prezența, iar odată ce suntem informați cu privire la orice cerințe alimentare, ne vom asigura ca acestea să fie respectate în tocmai. 

În ceea ce privește selecția de băuturi, verifică dacă locația aleasă poate pune la dispoziție un meniu care să cuprindă atât băuturi alcoolice, cât și non alcoolice. De asemenea, nu uita nici de băuturile calde, precum cafea și ceai sau specialitățile pe bază de ciocolată caldă, specifice iernii. 

Activitățile și divertismentul: cum să asiguri distracția pentru toți participanții?

Muzica și divertismentul din cadrul unei petreceri de Crăciun noapte poate fi unul dintre cele mai discutate aspecte ale întregului eveniment și este ceva care îi poate convinge cu adevărat pe colegi și pe clienți să ia parte la eveniment. Prin urmare, alegeți tipul de entertainment potrivit pentru evenimentul pe care îl organizezi. Nu lipsesc aici opțiunile cu spectacole populare sau de colinde, inclusiv interpreți live, cum ar fi trupe, DJ, ori, de ce nu, comedianți care să pună în scenă un show de stand-up.

Ca o idee inedită, ai putea alege jocuri precum mese de cazinou, misterul crimei, bowling sau minigolf – dacă locația este de așa natură încât să poată acomoda logistica necesară pentru ele. Alte „hit-uri” includ demonstrații de preparare de cocktailuri, degustare de vinuri și karaoke – la fel și focurile de artificii, care ajută întotdeauna o petrecere să se încheie cu succes!

Atenția la detalii este, de asemenea, importantă pentru crearea unei atmosfere festive și relaxante. Fie că este vorba de muzica de fundal, fie de iluminare, aceste elemente pot avea un impact semnificativ asupra stării de spirit a evenimentului.

Bugetul și gestiunea costurilor

Bugetul de care dispui, va avea în cele din urmă un impact uriaș asupra tipului de petrecere de Crăciun organizată pentru colegii de birou, clienți sau parteneri de business, fiind un factor care influențează totul, de la mâncare și băutură până la divertisment și alegerea locului. De aceea, poate fi extrem de util pentru toți furnizorii implicați să ai un buget prestabilit înainte de a solicita oferte. Deci, află câți bani poți să cheltuiești, cât mai devreme posibil, astfel încât să nu începi să planifici un concept prea elaborat, care nu poate fi implementat din considerente financiare.

De asemenea, la stabilirea bugetului alocat unui party corporate, adaugă și cadourile pe care le vei oferi la plecare invitaților și care pot reprezenta o cheltuială importantă, în funcție de ce anume alegi să dăruiești.

Totodată, atunci când te ocupi de organizarea finanțelor disponibile, poți include și costuri precum cele care acoperă cazarea sau deplasarea unor invitați din afara orașului sau decontul de combustibil.

Comunicarea eficientă: cum să informezi pe toată lumea despre eveniment?

În era digitală, există multiple canale de comunicare care pot fi folosite pentru a informa angajații despre mult așteptata petrecerea de Crăciun a companiei. În general, e-mailul este cel mai eficient mod de comunicare la locul de muncă, inclusiv când vine vorba de petreceri. Pe lângă e-mail, alte canale de comunicare potențial eficiente pot include mesaje text, rețelele de socializare și anunțurile interne în cadrul companiei. Este important să alegi canalul de comunicare potrivit pentru publicul țintă – unul care este folosit în mod regulat și este familiar pentru majoritatea angajaților.

Pentru a asigura o prezență bună la party, trimite tuturor un mesaj de tipul „Save the date”, de îndată ce ai hotărât ziua, ora (și eventual, locația) întâlnirii. În această etapă, nu contează dacă nu cunoști alte detalii specifice despre petrecere – este mai important să atragi cât mai mulți oameni la eveniment. Planifică și când vei trimite invitații oficiale și implementează un sistem RSPV.

Crearea unui mesaj clar și concis este la fel de importantă ca și alegerea canalului de comunicare potrivit. Mesajul trebuie să cuprindă toate detaliile esențiale ale evenimentului: data, ora, locul, dress code-ul și orice alte detalii relevante, precum indicațiile de orientale sau agenda evenimentului. Folosește un limbaj simplu și direct, prietenos (pentru cei din cadrul companiei) sau ușor mai formal (pentru invitații din afara organizației, precum furnizori, parteneri sau clienți).

TE-AR PUTEA INTERESA ȘI: CUM SĂ ALEGI MENIUL POTRIVIT PENTRU UN EVENIMENT CORPORATE?