Ghidul complet pentru organizarea unui eveniment cu catering românesc

Organizarea unui eveniment de succes implică mult mai mult decât alegerea unui loc potrivit și invitarea oaspeților. Dacă îți dorești să adaugi un strop de autenticitate și savoare tradițională în celebrarea momentelor importante, cateringul românesc poate fi alegerea ideală. De la preparatele clasice care evocă gusturile copilăriei până la delicatesele sofisticate care aduc un aer de rafinament, mâncarea românească are darul de a transforma orice ocazie într-o experiență memorabilă. Iată un ghid complet al organizării unui eveniment cu catering autohton.

Stabilește coordonatele evenimentului

Primul aspect pe care trebuie să îl definești atunci când organizezi un eveniment este tipul acestuia. Indiferent că vorbim de o nuntă, o petrecere de botez, o conferință sau un eveniment corporativ, fiecare dintre acestea are nevoie de o anumită amenajare, un meniu dedicat și servicii de catering specifice. Spre exemplu, nunțile necesită o abordare mai sofisticată în ceea ce privește meniul și amenajarea, în timp ce evenimentele corporative pun accentul pe serviciile de catering eficiente și de calitate.

Numărul de invitați este un alt detaliu esențial. Este important să stabilești cât mai exact numărul de persoane care vor participa la eveniment, pentru a-ți putea planifica mai bine bugetul și pentru a te asigura că vei avea suficiente produse și servicii pentru toți oaspeții. 

Locația evenimentului poate influența foarte mult atât atmosfera acestuia, cât și serviciile de catering. De exemplu, o locație în aer liber poate necesita o logistică diferită față de una în interior. În plus, dacă amenajezi o petrecere în exterior iar temperaturile de afară sunt ridicate, trebuie să te asiguri că omiți alimente care se strică rapid (cum ar fi cele care se topesc), precum și că preparatele vor fi consumate în scurt timp de la servirea lor. 

Data și ora evenimentului sunt alte detalii importante. Acestea sunt necesare pentru a te asigura că locația și furnizorul de servicii de catering sunt disponibile la data și ora dorită. De asemenea, data și ora pot influența tipul de meniu pe care îl alegi. De exemplu, poți opta pentru un meniu de mic dejun sau brunch, în timp ce pentru unul care are loc seara se poate alege un meniu de cină.

Alege un furnizor de servicii de catering de calitate

Alegerea unui furnizor de servicii de catering de calitate este esențială pentru succesul unui eveniment. Criteriile de selecție ale furnizorului pot varia, dar există câteva aspecte-cheie pe care orice organizator ar trebui să le ia în considerare. Calitatea alimentelor și serviciilor, flexibilitatea meniului, capacitatea de a gestiona numărul de invitați și costurile sunt aspecte esențiale de care trebuie să ții cont în procesul de selecție deoarece se numără printre cele mai importante criterii de selecție.

O întâlnire față în față cu furnizorul de catering este esențială înainte de a lua o decizie finală. Aceasta este o oportunitate de a degusta meniul, de a discuta detaliile contractului și de a evalua nivelul de profesionalism al furnizorului. Este important să te asiguri că furnizorul înțelege viziunea pe care tu o ai asupra evenimentului și că este capabil să o realizeze.

La homemade-food.ro pregătim mâncarea doar la comandă, nu în avans. Astfel, preparatele sunt proaspete, gătite în ziua stabilită pentru livrare. În plus, ingredientele pe care le utilizăm sunt de cea mai bună calitate, provin din surse certificate, iar astfel ne asigurăm că oferim fiecărui client mâncare proaspătă și savuroasă. De asemenea, preparatele noastre sunt foarte apreciate deoarece nu folosim coloranți, conservanți sau potențiatori de gust. 

Stabilește meniul dorit

Stabilirea meniului dorit este o etapă esențială în organizarea oricărui eveniment cu servicii de catering. În primul rând, este important să ții cont de specificul evenimentului. Astfel, evenimentul pentru o nuntă rustică va conține, în maniera clasică de organizare a mesei pentru o petrecere de acest gen, aperitiv, pește, sarmale și friptură, în timp ce cununia sau botezul elimină unul dintre aceste preparate (de obicei, sarmalele). Poți opta, însă, pentru oricare dintre aceste evenimente, pentru meniuri tip bufet suedez, dar și servirea a la cart este o variantă elegantă.

Dacă plănuiești, însă, o masă pentru un eveniment corporate, cum ar fi un teambuilding, atunci bufetul suedez este foarte potrivit (mai ales dacă nu îți dorești să atribui evenimentului un ton foarte formal). Cu siguranță și în acest caz ai la dispoziție o varietate de preparate pe care le poți include în meniu, astfel încât să obții o masă tradițional românească și diversificată din punct de vedere al opțiunilor culinare disponibile. 

Te poți consulta și cu reprezentanții firmei de catering pentru a te încadra în bugetul pe care vrei să-l aloci în această direcție și pentru a identifica cele mai potrivite preparate, în acord cu specificul evenimentului pe care îl organizezi.

Ocupă-te de logistică

O parte esențială a organizării unui eveniment cu catering este gestionarea eficientă a logisticii. Atunci când optezi pentru un serviciu de catering, este posibil ca mare parte din această responsabilitate să poată fi preluată de către firma selectată. Mulți dintre jucătorii din acest domeniu pot oferi inclusiv tacâmuri, veselă sau accesorii pentru candy bar sau poate chiar decorațiuni pentru mese, astfel încât totul să arate cât mai apetisant și mai estetic.

Planificarea set-up-ului este un alt aspect ce necesită atenție. Trebuie să știi unde anume în locația evenimentului va fi amplasat spațiul de servire a mâncării, unde se vor situa mesele, scaunele și eventualele puncte de bufet. Și de această dată poți solicita consilierea furnizorului de servicii de catering. 

Gestionarea timpului este un aspect esențial în orice eveniment. Discută cu firma de catering toate detaliile evenimentului pentru a te asigura că mâncarea va fi pregătită, transportată și servită în timp util. Planifică cu atenție orarul pentru întregul eveniment, ținând cont de timpul necesar pentru preparare, transport, set-up și servire.

Pune la punt detaliile finale 

Punerea la punct a detaliilor finale poate părea o etapă simplă, dar este de fapt unul dintre cele mai importante aspecte ale organizării unui eveniment cu catering. Totul începe cu verificarea tuturor detaliilor. Aceasta înseamnă să te asiguri că numărul de oaspeți este confirmat, meniul este definitiv și toate echipamentele de catering sunt funcționale și gata de utilizare. De asemenea, trebuie să te asiguri că locația este pregătită pentru eveniment. De la amplasarea mesei până la decor, totul trebuie să fie perfect. 

Una dintre cele mai importante responsabilități ale organizatorului este să aibă suficient personal pentru a deservi evenimentul. Angajarea de chelneri, bucătari și alte persoane necesare trebuie să fie în conformitate cu numărul de oaspeți. Este esențial ca fiecare membru al echipei să înțeleagă rolul său și să știe ce are de făcut.